劳动保障工作事关国计民生，形成的档案是重要的历史信息资料。劳动保障档案内容丰富，包括就业、工伤认定、伤残鉴定、退休人员待遇审批、参保职工待遇申领、社保基金支付以及劳动监察案件查纠等，由系统内各单位（科室）管理，基础设施和管理水平相对薄弱。以我市为例，就存在人手少、库房紧张、管理不规范、信息化水平低等问题，尤其是分散保管不利于档案综合利用，直接影响利用效果。如何提高劳动保障档案的利用效果，更好满足日益增长的社会需求，笔者认为，构建劳动保障档案利用中心，实行归口管理、统一库房、集中存放、综合利用的管理机制，能够有效突破当前劳动保障档案管理困境，最大发挥劳动保障档案社会效益。
一、当前劳动保障档案管理工作现状
我市劳动保障工作函盖劳动就业再就业、劳动合同管理、农村劳动力转移以及社会保险登记申报、基金征缴、待遇支付以及劳动监察、仲裁等方面，分别由局办公室、就业、农保、养老、医疗、社保和技工学校七个单位（部门）管理，均设有综合档案室，其中局机关还负责工伤认定、伤残鉴定、劳动仲裁、劳动监察、工人技术等级考核及社保基金监管等档案的管理。当前存在的主要问题有：
一是专职专管人员少。劳动保障档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。我局除技校外其它单位有档案工作人员6人，其中专职1人，兼职5人；高中学历3人，大专以上学历3人；专业技术职称1人，中级，无档案管理类技术职称5人；在职在编4人，劳务人员2人。从统计看，除就业处外，其它单位档案人员因一人多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，部分单位由劳务人员兼任，流动频繁，保密意识差，责任性不强，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。
二是设施设备不到位。对照制度化、规范化的标准，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。有的库房面积少，空间狭小，阅档室与工作人员办公室合二为一。有的档案柜架老化，损毁严重，柜架库存余量普遍不足，达不到5年余量的要求。有的库房成了仓储室，表格资料台帐等，比较零乱。有的防护措施不到位，设施简陋，离防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求有较大差距。有的单位不重视，管理体制不到位，网络不健全，形成的档案不向综合档案室解缴，更为糟糕的是有的单位档案资料收集不全，多年来不收集整理，散失、遗失较多，给档案工作造成了不可估量的损失。
三是信息化水平低。当今社会早已步入信息化时代，计算机信息化技术已运用到档案管理工作，查找利用、检索由繁琐变得简化、快捷。但当前劳动保障档案信息化水平较低，有的没有使用专用软件管理，有的仅用EXCEL、ACCESS等工具制成表格实施数据管理，检索、利用十分不便。最为关键的是劳动保障档案还没有实现纸质档案数字化，仍提供纸质档案利用，由于查阅频繁，卷内文件破损严重。充分利用计算机信息化技术，构建劳动保障档案数字化管理和网络化利用迫在眉睫，将为新时期劳动保障档案管理和查找利用工作开辟一条新的途径。
二、构建劳动保障档案利用新机制刻不容缓
劳动保障档案是推进就业再就业、和谐劳资关系、参保人员待遇申领、社保基金支付以及劳动监察案件查纠的重要历史资料，尤其以参保人员待遇确认、社保基金待遇支付一类的档案尢为重要。近日国家人社部、档案局联合印发了《社会保险业务档案管理规定（试行）》（部令第3号），社会保险登记材料将存档100年，更是对劳动档案管理工作提出了新要求。按照财政现行经费预算机制，办公经费中能预算的档案经费有限，有的甚至是零经费。当然，即使安排相应的经费，就当前由单位分别管理的模式更会导致重复建设、重复投资、浪费资源等问题。构建劳动保障档案利用新机制，筹建档案利用中心能有效化解管理矛盾，促进劳动保障档案管理工作健康发展。
一是利于档案经费专款专用。单位内设档案室是没有档案专项经费，添置档案设施设备以及档案的整理与维护等，需要各单位从办公经费中支付，是档案管理窘境形成的一个重要因素。实行归口管理，一方面可以解决经费问题，档案利用中心可作为劳动保障部门的下属单位，所需经费将列入市级财政预算；另一方面可以解决资源浪费问题，要达到定级标准，每个档案单位都要配备办公设备、档案用具及档案信息系统等，存在重复投资、重复建设、重复管理等问题，而档案利用中心却能根据定级管理要求，合理配置办公设备、档案设施与用具等实现档案管理资源的科学优化。同时，统一规划库房，还可以解决各单位因办公用房比较紧张，劳动保障档案库房严重不足的问题。
二是利于提升档案管理质量。影响当前劳动保障档案管理质量的因素有领导重视程度、工作人员专业技能等，但专职人员的缺乏仍是制约当前档案管理质量的主要因素。实行归口管理、统一库房、集中存放、综合利用的管理体制后，根据工作需要将会配备一定数量的专职工作人员，他们不会像兼职人员一样一人多岗，而是专职从事档案业务工作，岗位明确，职责清楚，流程严谨，分工明晰。能够形成统一的劳动保障档案工作规划，并按照定级要求科学编制档案分类总目录，设置档案类目。有保管期限分类，界定准确，鉴定销毁工作正常开展。能有效提高立卷质量，有专人负责指导、督查系统内各单位档案工作收集、整理、立卷、分类、装订、移交情况，做好业务辅导和指导等工作，督促相关单位将档案及时移交库房，统一保管，提供使用。同时，档案的修复与设施设备的维护保养也会走上正常轨道。
三是利于档案信息化数字化。档案利用中心的筹建是一个复杂的系统工程，不但需要形式的统一、物质的统一，信息化建设更不能滞后，且必须是首要筹划并完成的重要工作。档案信息化数字化对劳动保障档案的可持续发展意义重大。信息化数字化具体体现在两个方面：一方面研发并建设档案管理信息系统，要不断适应面广量大的劳动保障工作的需求，并服务于劳动保障工作的需要；另一方面劳动保障档案的信息化要体现于数字化中，即完全、永久地实现劳动保障纸质档案的数字化。信息化数字化的过程重要、复杂，有利于劳动保障档案工作质量的整体提高，而由各单位自行保管的模式，建设如此复杂的档案管理系统是不可能实现和超越的目标。
四是利于扩大档案利用效果。构建档案利用中心的最终目的就是便于档案的查找利用，服务于用人单位、参保职工以及社会事业需要。一般情况下永久性的档案会移交当地专业档案保管机构保管并对社会提供利用。如皋已经整合了行政管理资源，新组建了行政中心，市级机关集中办公，不设档案室，劳动保障局机关形成的各类档案，无论何种保管期限，一律移交市档案馆保管。劳动保障各类专业性、业务性档案居多，此种模式破坏了劳动保障档案的整体性，更不便于档案查找利用。组建档案利用中心，统一对外提供利用，专人提供服务，且集中易找，方便查档人；同时利于纸质档案数字化进程，在完全数字化的基础上，今后可扩大利用途径，充分利用互联网技术提供电子档案查找利用，提升档案查找效率和利用效率，更好地为社会服务。
三、构建劳动保障档案利用中心须具备的条件
劳动保障档案利用中心是一个新生事物，更是一个创新之举、利民之举，需要整合系统内各单位（部门）的档案管理资源，配备一定面积的库房和专职档案管理人员。首先需要一个独立的法人机构，确立合理的职责和人员编制，提供必须的经费支撑。笔者认为，领导的思想认识、落实机构编制、机构集中办公和信息化建设是构建劳动保障档案利用中心的必备条件。
（一）领导的思想认识是前提。随着我国社会保障制度的进一步巩固和完善，人们档案意识与日俱增，档案的调阅利用明显增多，其重要性已得到实践证明，部令的颁布更是充分肯定。这对加强劳动保障档案管理，拓展档案服务新领域，加快档案信息数据化建设等提出了更高的要求。劳动保障领导班子一定要重视、关心、支持档案工作，切实把档案利用中心建设纳入发展规划。在利用中心建设前，要抓好下属单位的档案管理，落实专人，健全网络，完善制度，强化督查，把档案管理工作列入本系统年度考核范围，为档案事业发展创造一个良好的内部环境，促进档案工作的持续稳定的发展。
（二）落实机构编制是关键。档案利用中心应是一个单独法人，单独单位，有专用编制，专职管理人员，才会有专用管理经费，否则档案设备的添置与建设将化为泡影。编制部门对劳动保障档案是没有足够认识的，劳动保障部门要努力争取，陈述利弊，让编制部门充分认识到劳动保障档案工作的重要性，了解到社会对劳动保障档案的内在需求，增强他们的感性认识。同时可与当地档案行政管理部门联动，让专业机构、专家学者说明档案管理的重要性，增强劳动保障档案工作的可信度，促进机构编制部门再认识、再提高，早日促成档案利用中心的建设。
（三）机构集中办公是基础。由于办公用房的紧张，有的劳动保障系统内的单位是分开办公的，随着节约、高效、统一的要求，今后集中办公仍是一个大趋势。我市行政中心已经建成，目前便民中心正在规划建设中，建成后社保中心、医保处、养老处及就业处将集中办公，这将为统一规划档案利用中心奠定基础。勿庸置疑，分散办公将不利于档案的移交与运转，不利于单位日常对档案的查找利用，更不利于档案数字化信息化建设，以及今后数字档案的网上调阅与利用。如此，档案利用中心最多将会永远是一个停留在纸上的规划，一个无法实现的梦想。
（四）数字化建设是抓手。档案利用中心落脚点应在利用上。如何利用，如何高效、便捷利用，数字化是关键，首要的是把纸质档案转化成数字档案。现在不少地方也实行了档案管理的信息化，但仅是建设了档案信息目录数据库，通过检索可查阅档案条目，进而从库房查找到纸质档案再行利用。这是一个简单的信息化。劳动保障档案的信息化不能停留在这样的低水平建设上，需要有一个高起点的系统规划和强力技术支持的软件研发公司。信息化数字化至少要满足三个条件：一是为了纸质档案的安全，不能利用纸质档案；二是系统内各单位能从内网上调阅档案资料；三是满足社会需要，查档人能从互联网上查阅档案资料。劳动保障档案量大、专业性强、利用率高，只有通过数字化才能满足查档人对信息的需要，才能为档案的查找利用打开方便之门。
《档案法》的实施和第3号部令的颁布，新时期劳动保障档案面临着机遇与挑战，建设档案利用中心是一个创新的思路，更是一个重要载体。加快利用中心建设步伐，推动档案工作新发展、新创造，符合新时期劳动保障工作要求，使之更好地服务于社会，服务于经济建设。
本文被武汉大学《社会保障研究》、省《档案与建设》杂志刊用。